แนวปฏิบัติที่ดีในการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของคณะกรรมการ

การมีส่วนร่วมของคณะกรรมการ (Board Engagement) เป็นหนึ่งในประเด็นที่ถูกกล่าวถึงกันอย่างกว้างขวางในแวดวงกรรมการทั่วโลก ในฐานะที่เป็นกลไกสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งที่ทุกองค์กร “ต้องมี” มิใช่ “ควรมี” เพื่อที่จะสามารถขับเคลื่อนกิจการให้สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบันได้อย่างมั่นคง ดังนั้น การจัดให้มีนโยบายหรือแนวปฏิบัติที่ชัดเจนในการพัฒนา-ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของกรรมการตลอดช่วงระยะเวลาของการดำรงตำแหน่งจึงเป็นสิ่งที่คณะกรรมการควรให้ความสำคัญ ตลอดจนสื่อสารทำความเข้าใจ และร่วมประเมินพฤติกรรมเหล่านั้นอยู่เป็นระยะๆ เพื่อให้มั่นใจว่ากรรมการแต่ละท่านเป็น “แบบอย่างที่ดี” ของกันและกัน

คู่มือฉบับนี้จะถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญดังกล่าว โดยหวังเป็นอย่างยิ่งว่า เนื้อหาที่บรรจุอยู่ในเอกสารฉบับนี้ จะช่วยสนับสนุนการทำหน้าที่ของคณะกรรมการในการส่งเสริมให้เกิดพฤติกรรมการมีส่วนร่วมในการปฏิบัติหน้าที่กำกับดูแลกิจการอย่างเหมาะสม โดยภายในเล่มจะแบ่งเนื้อหาออกเป็น 2 ส่วน ได้แก่ 1. หลักการสำคัญ (Key Principles) และ 2. แนวปฏิบัติ (Guidelines)

หลักการสำคัญ (Key Principles) ของแนวปฏิบัติที่ดีฉบับนี้ ประกอบด้วย

1.     การมีส่วนร่วมของคณะกรรมการ คือกลไกในการดึงเอาศักยภาพภายในของกรรมการแต่ละท่านออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด อันเป็นปัจจัยที่ช่วยขับเคลื่อนให้เกิดพลวัติ (Dynamics) และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการ ที่จะต้องกำกับดูแลองค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ระยะยาว มีการเจริญเติบโตอย่างยั่งยืน และเป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

2.     การมีส่วนร่วมของกรรมการจะเกิดขึ้นได้อย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม หากคณะกรรมการสามารถสร้างวัฒนธรรม (Boardroom Culture) และบรรยากาศที่มุ่งเน้นการประสานความร่วมมือกันอย่างใกล้ชิด ทั้งระหว่างกรรมการด้วยกันเอง ตลอดจนกรรมการผู้จัดการใหญ่ (CEO) และฝ่ายจัดการ พร้อมอุทิศเวลาในการปฏิบัติหน้าที่กำกับดูแลองค์กรอย่างเหมาะสม เพียงพอ

3.     แนวคิดในการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของคณะกรรมการ มิได้มุ่งผลักดันให้กรรมการแต่ละท่าน “อุทิศเวลา” ให้กับการปฏิบัติหน้าที่มากขึ้นเพียงเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงการมุ่งสร้างการมีส่วนร่วมให้มี “ความลุ่มลึก” มากขึ้นด้วย เพื่อให้คณะกรรมการสามารถอุทิศความรู้-ความสามารถในการกำกับดูแลกิจการได้อย่างเต็มที่ ภายใต้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด

4.     คณะกรรมการพึงมีความตระหนักและให้ความสำคัญกับ “การประเมินระดับการมีส่วนร่วมของกรรมการ” อย่างสม่ำเสมอ โดยพิจารณาจากประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้

4.1      คณะกรรมการมีความเชื่อในเป้าหมายหลัก (Purpose) ขององค์กรมากน้อยเพียงใด

4.2      กลไกที่ใช้ประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการมีประสิทธิภาพหรือไม่

4.3      คณะกรรมการเข้าใจความคาดหวังต่างๆ ที่มีต่อการปฏิบัติหน้าที่ของตนได้ดีพอแล้วหรือยัง

4.4      กระบวนการสื่อสารและการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ของคณะกรรมการมีประสิทธิภาพเพียงใด

4.5   คณะกรรมการมีกลไกในการดึงศักยภาพของกรรมการแต่ละท่านมาใช้ให้เกิดประโยชน์หรือไม่

5       การมีส่วนร่วมของคณะกรรมการจะประสบความสำเร็จได้ ต้องอาศัยทัศนคติที่ถูกต้องตรงกันระหว่างสมาชิกกรรมการ ตลอดจนประธานกรรมการ กรรมการผู้จัดการใหญ่ และฝ่ายจัดการ ถึง “คุณค่า” ของการมีส่วนร่วมฯ ว่าเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ช่วยยกระดับมาตรฐานของการกำกับดูแล อันนำไปสู่ความสำเร็จและการเจริญเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กร

6       กุศโลบายต่างๆ เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมของกรรมการนั้น มิใช่การจัดให้มีขึ้นแบบ “ครั้งเดียวจบ” หากแต่สามารถจัดให้มีขึ้นได้ตลอดช่วงของการดำรงตำแหน่งเป็นกรรมการ โดยแฝงอยู่ในทุกๆ มิติตลอดช่วงเวลาของการดำรงตำแหน่งกรรมการ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การสรรหา การปฐมนิเทศ การแต่งตั้งเพื่อทำหน้าที่ในคณะกรรมการชุดย่อย การร่วมพัฒนากลยุทธ์ การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง การประชุมคณะกรรมการ  ไปจนถึงการประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่และการพัฒนากรรมการ

ทั้งนี้ สาระสำคัญในส่วนของแนวปฏิบัติ (Guidelines) สามารถดาวน์โหลดได้ที่ลิงค์ด้านล่าง