Board Toolkit No. 8 คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดทำและจัดเก็บเอกสารสำหรับเลขานุการบริษัท
เผยแพร่: 15 มิถุนายน 2569
ในปัจจุบันแต่ละองค์กรมีการจัดทำเอกสารสำคัญต่าง ๆ ขององค์กรในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น หรืออาจจะยังผสมผสานระหว่างเอกสารต้นฉบับจริงกับเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการจัดการประชุมคณะกรรมการแบบ Physical ร่วมกับการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมกำหนด ส่งผลให้มีเอกสารสำคัญในการจัดเก็บในหลากหลายรูปแบบ เครื่องมือคำแนะนำฉบับนี้ เพื่อใช้เป็นแนวทางให้เลขานุการบริษัท และ/หรือผู้ปฏิบัติหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง ปรับใช้เป็นเอกสารอ้างอิงรายชื่อเอกสารเบื้องต้นที่ต้องจัดเก็บ รวมถึงระบุรูปแบบในการจัดเก็บให้ชัดเจน เพราะนอกจากการจัดเก็บที่ครบถ้วนแล้ว "ต้องสามารถจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ และที่สำคัญคือ ต้องสืบค้นได้ง่ายอีกด้วย" ทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในกรณีการสืบค้นในอนาคต การลดระยะเวลาการสืบค้น และทราบว่าเอกสารประเภทใดคือเอกสารต้นฉบับ กรณีที่อาจจะมีเหตุจำเป็นที่จะนำไปใช้อ้างอิงทางกฎหมาย หรือเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่มีการเสนอหรือเผยแพร่
ข้อสังเกต คำแนะนำในการจัดเก็บเอกสาร โดยสังเขป
1. บริษัทควรมีระบบป้องกันมิให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงเอกสารดังกล่าวได้ รวมถึงจะต้องสามารถป้องกันการแก้ไข/ปรับเปลี่ยน/ทำลายเอกสารดังกล่าวได้
2. กรณีการจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทต้องดำเนินการตามพรบ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีกระบวนการที่ทำให้มั่นใจได้ว่า จะไม่สามารถทำซ้ำหรือทำขึ้นมาใหม่ได้ โดยอาจมีกระบวนการตรวจสอบ และ/หรือการรับรองโดย External Audit ว่ามีการทำตามกระบวนการที่กำหนดอย่างเคร่งครัด
3. กรณีบริษัทมอบหมายให้บุคคลอื่น (ไม่ว่าจะเป็นในองค์กรหรือบุคคลภายนอก) เก็บรักษาเอกสารสำคัญของบริษัท เลขานุการบริษัทต้องดูแลให้มั่นใจว่า บุคคลดังกล่าวสามารถจัดเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี เนื่องจากกฎหมายความรับผิดในเรื่องดังกล่าวจะยังเป็นของเลขานุการบริษัท
4. แจ้งสถานที่จัดเก็บเอกสารย้อนหลัง 5 ปี (หรือตั้งแต่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ฯ) กรณีที่องค์กรมิได้มีการจัดเก็บเอกสารบางประเภทในอดีต แนะนำให้เริ่มจัดเก็บอย่างเป็นระบบ โดยให้ระบุข้อมูลในการแจ้งสถานที่จัดเก็บตามแบบ 89/15-1 ว่า “ก่อนปี.......ไม่ได้เก็บเอกสารใดไว้ และตั้งแต่ปัจจุบันเก็บเอกสารนั้นไว้ที่ใด” เป็นต้น
ข้อมูลอ้างอิง
- พระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2551 มาตรา 89/15
- แบบแจ้งข้อมูลครั้งแรกเกี่ยวกับเลขานุการบริษัท/สถานที่เก็บเอกสาร (แบบ 89/15-1)
- แบบแจ้งเปลี่ยนแปลงเลขานุการบริษัท (แบบ 89/15-2)
- แบบแจ้งเปลี่ยนแปลงสถานที่เก็บเอกสาร (แบบ 89/15-3)
ท่านสามารถดาวน์โหลดเอกสารได้ที่ลิงค์